Randevu takip programı nın avantajlarından olan randevu hatırlatma mesajlarını inceleyelim. Bu hızlı tempolu dünyada, herkes yoğun programlarla meşgul. Bu, hizmet tabanlı işletmelerin bir gündeki en büyük sorunla karşılaşmasının birçok nedeninden biri müşteri gelmemesidir.

Zamanınız değerlidir ve randevudan önce her şeyi hazırlamak için harcadığınız çaba nedeniyle, gelmeme durumu son derece can sıkıcı olur.  Gelirdeki potansiyel kaybı da unutmamak gerekir!

Bununla başa çıkmanıza yardımcı olmak için, gelmeyen randevuları önemli ölçüde azaltabileceğiniz ve müşterilerinizin hizmetlerinizden yararlanmasını sağlayabileceğiniz belirli yöntemler derledik.

randevu takip programı

İşte bu blogda tartışacaklarımız!

  1. Randevu hatırlatıcılarıyla gelmemeyi azaltmanın 5 yolu
    • İşlem yapılabilir e-posta ve metin hatırlatıcıları gönderin
    • Belirli müşterilere ekstra hatırlatıcılar gönderin
    • Müşteri rahatlığını sağlayın
    • Kaçırılan randevuların takibi
    • Randevularını kaçırmayanların kıymetini bilin
  2. Bir çentik almanın dört yolu
  3. Hepsi bir arada çözüme geçiş yapın

Randevu Hatırlatıcılarıyla Gelmemeyi Azaltmanın 5 Yolu

Randevu takip programı içerisinde bulunan Otomatik randevu hatırlatıcıları, uzun vadede tonlarca güçlükten kurtulmanın en etkili ve hızlı yollarından biridir. 

Zorluklar arasında en yoğun saatlerinizde telefon görüşmesi kesintileri, son dakika iptali nedeniyle gelir kaybı, müşteri gelmemesi, alternatif bir potansiyel müşteriyi kaçırma ve liste uzayıp gidiyor.

Randevu hatırlatıcılarını bu şekilde gönderirseniz ve tüm müşterilerinizin randevularını kontrol etmesini sağlarsınız.


1. Eyleme geçiren e-posta ve metin hatırlatıcıları gönderin

Gelmeyenleri azaltmak için randevu hatırlatma çağrıları yapmak çoğu işletmenin başvuracağı çözümdür. Bu sözlü iletişim gerçekten yardımcı olur.

Ama ‘günlük’ telefon görüşmesi hatırlatıcılarından daha iyi olanı biliyor musunuz? Onlara güvenli bir şekilde otomatik e-posta veya mesaj hatırlatıcıları gönderin.

Randevu takip programı içerisinden otomatik olarak iyi zamanlanan hatırlatıcılar gönderin. Müşteriden belirli bir beklenti düzeyi belirler ve onları ve yaklaşan randevularını önemsediğinizi gösterir. Bundan önce atılması gereken ilk adım, müşterinizin iletişim bilgileriyle kendinizi güncel tutmaktır. 

Bir müşteri veri tabanı yönetim sistemine sahip olmak , uzun müşteri bilgi defterlerini tutmak ve bilgilendirmek istediğiniz müşterinin iletişim bilgilerini bulmak için kayıtları gözden geçirmek harcanan zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Size bu konuda en iyi çözüm olarak ixirlife randevu takip programı nı öneriyoruz.

Bununla birlikte, randevudan 6 saat önce gibi, bu hatırlatıcıları göndermek için önceden ayarlanmış zamanlar belirlemeyi de düşünmelisiniz. Bu, müşterilerinizin randevu günlerini buna göre düzenlemelerine yardımcı olur.

Randevu takip programı içerisinden bir gün öncesine belirlediğiniz saatte, randevu gününe ait otomatik mesaj gönderebilirsiniz.

Ancak yukarıda belirtilen tüm önlemleri almadan önce şunu bilmelisiniz! Bir araştırmaya göre, çoğunluk e-postalara kıyasla bir işletmeyle metin sohbeti yapmayı tercih ediyor . 

Bir e-posta hatırlatıcısı, müşterinizin gelen kutusunda takılıp kaldığını ve bir e-posta denizinde asla fark edilmeyeceğini gösteren kırmızı bir bayrakla birlikte gelir. Ancak kısa randevu takip programı içerisinden göndereceğiniz mesaj randevu hatırlatıcıları ile bildirimin gözden kaçmamasını sağlayabilirsiniz.

Tüm bu süreç, sizin için hazırladığımız çözümle çok daha kolay hale gelir!


2. Belirli müşterilere ekstra hatırlatıcılar gönderin

Düzenli hatırlatmalara ve randevu güncellemelerine rağmen gelmeyen veya daha kötüsü randevuları olduğunu unutan bazı müşteriler vardır. Bu şüphesiz sizin için sinir bozucu olur! 

Bu tür müşterilerin gelmelerini sağlamak için, gerçek randevularından önce iki hatırlatma gönderin. Biri randevu gününden bir gün önce ve diğeri randevu gününde . 

Bunun dışında randevu günü de arayıp hatırlatabilirsiniz. Randevularına yetişip yetişemeyeceklerini sorabilirsiniz. Yapamamaları durumunda, son dakika iptallerini veya gelmeme durumlarını başarılı bir şekilde ortadan kaldırır. Bu zaman diliminde sezgisel bekleme listenize sığdırırsınız.

Randevu takip programı içerisinden bu tür müşterilerinize ait notlar alır ve daha dikkatli davranırsınız.


3. Müşteri rahatlığı sağlayın 

Nihai hedef, müşterilerin gelmemeleri azaltmak için randevu hatırlatıcılarını etkinleştirmek değildir. Bu hatırlatıcıların yalnızca ortaya çıkmaları için bir dürtme işlevi görmediğinden, aynı zamanda onlar için tüm süreci kolaylaştırdığından emin olmanız gerekir. 

  • Birincisi ve en önemlisi dil seçimidir . İngilizce mutlaka müşterinizin ilk tercihi olmayacak. Bu nedenle, hatırlatıcıları kişiselleştirmek için dil tercihlerinin de parmaklarınızın ucunda olduğundan emin olun. Bu, hatırlatıcıların iyi anlaşılmasını garanti ederek müşteri katılımını en üst düzeye çıkarır. 
  • Ek olarak, danışanınızın iletişim aracı tercihini not almanız da yardımcı olabilir. Randevu takip programı içerisinden hatırlatma metinleri almayı tercih etmeyenler için e-posta hatırlatmaları, sesli mesaj veya doğrudan randevu hatırlatma aramaları yapma gibi diğer alternatiflere güvenin.
  • Ardından, konumu ve yaklaşan randevularıyla ilgili tüm ayrıntıları gönderdiğinizden emin olun . Bu, zamanında ulaşmalarını ve işletmenizin adresini aramaya bırakılmamalarını sağlar. 

Bunlarla manuel olarak zaman harcamaktan kaçınmak için randevu takip programı kullanmanızı öneririz. Bunun gibi bir araçla ilgili olan şey, zamandan ve emekten tasarruf etmenize ve her zaman müşteri rahatlığı sağlamanıza yardımcı olabilecek tüm bu özelliklerle birlikte gelmesidir.


4. Kaçırılan randevuların takibi

Yukarıda belirtilen tüm önlemleri almanıza rağmen hala gelmedi mi?

Endişelenme, bazen olur.

Ancak, gelmeme konusunda kaba veya suçlayıcı davranmadığınızdan emin olurken, o zaman diliminde başka bir potansiyel müşteriyi kaçırdığınızı bildirimlerine nasıl ekleyeceğiz?

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

  • Suçlayıcı olmayan ve eşit tonda bir mesajla yanıt verin . Karşılaştığınız rahatsızlığın onlara gönderdiğiniz e-postaya veya kısa mesaja sızmasına izin vermeyin. 
  • Suçluluk duygusu da yardımcı olmayacak. Bu nedenle, tatlı ve kısa bir “Sizi özledik” mesajı , dikkatlerini çekmek ve kaçırdıkları randevu hakkında düşünmelerini sağlamak için yeterlidir. 
  • Alternatif olarak, bir yeniden planlama da önerebilirsiniz . Her zaman, müşterinin ihmal edemeyecekleri bir şeye yakalanıp gelmemesine neden olabileceği varsayılır. Yeniden planlama seçeneği göndermek, sizi müşterilerini önemseyen ve önceliklerini anlayan bir işletme olarak gösterecektir.

5. Randevularını asla kaçırmayanları takdir edin  

Küçük bir tevazu eylemi uzun bir yol kat edecektir. Herhangi bir işletmenin büyümesi, nihayetinde sadık bir müşteri tabanı oluşturmaya ve onların ihtiyaçlarını karşılamaya bağlıdır. 

Randevularına zamanında gelen müşteriler kesinlikle değerlendirmeyi hak ediyor.

“Teşekkür ederim” mesajı veya “Hizmetlerimizden memnun kaldığınızı umuyoruz” gibi bir randevu sonrası takip mesajı göndermek , onların zamanına ve emeğine saygı duyduğunuzu gösterir. Bu, müşterinizle uzun süreli bir ilişki kurmanıza yardımcı olur.

Ek olarak, bu müşterileri ödüllendirmeyi de düşünebilirsiniz . Bu, randevularına zamanında gelmeleri için motive edici bir faktör olur. Heyecan verici fırsatlar veya teklifler sunar. Teşekkür kartları gönderir veya onlar için özel grup indirimleri tasarlarsınız. Randevu takip programı içerisinden müşterilerinize ait notlar ve puanlar tutarsınız.


Bir çentik almanın dört yolu 

İyi zamanlanmış randevu hatırlatıcıları göndermenin ve müşteri rahatlığını en üst düzeye çıkarmanın yanı sıra, şu yöntemler uygulanarak randevunun gelmemesi de önlenir.

1. Ön ödemeleri kabul edin

Ön ödemeleri kabul ederek müşterinizin ziyaretini teşvik etmek. Gelmeme olaylarını büyük ölçüde en aza indirmeye yardımcı olur.

Rezervasyon sırasında ödenmesi gereken tutarı özelleştirin. Örneğin, müşterilerin toplam tutarın %60’ını ziyaretlerinden önce ve kalan miktarı randevularından sonra yatırmasına izin verin. Önceden finansal bir taahhütte bulunan müşterilerin gelmeme olasılığı daha düşük olacaktır. 

Randevu takip programı içerisinden kapora tutarını ekleyerek satış bilgilerini takip edersiniz.

Müşteriniz tarafından gölgelenmemenin kesin bir yolu. Rezervasyon sırasında önceden belirlenmiş bir tutarı kabul etmenize yardımcı olabilecek randevu takip programı kullanmaktır .

Ama bekleyin, burada bitmiyor! Sizi bir randevunun düşmanından kurtarabilecek başka önemli faktörler de var. Okumaya devam ettikçe bu faktörlerle karşılaşacaksınız. 


2. İptal ve gelmeme politikalarını uygulayın

Rezervasyon politikalarını belirtmek. Her müşterinize sizinle bir randevu almaları gerektiğinde önceden bilgi vermenin en iyi yoludur. Bu, gelişigüzel rezervasyonlardan, son dakika iptallerinden kaçınmaya ve kullanılmayan rezervasyon oranlarını düşürmeye yardımcı olur.

Rezervasyonun kullanılmaması için belirli bir ücret talep edersiniz ve bunu , müşterileriniz için doğrudan rezervasyon sayfanızda gösterilen belirli rezervasyon politikalarını uygulayarak uygulamanız daha da iyi olacaktır. Randevu takip programı hizmet satış sözleşmesini kullanabilirsinizi.

Bu şekilde, müşterileriniz kaçırdıkları randevuların sonucunu otomatik olarak öğrenir ve onlara iptal veya gelmeme politikasını açıklamak için bir telefon görüşmesi yapmak zorunda kalmazsınız. 


3. Esnek zamanlama seçenekleri sunun

Müşteriler genellikle programları plana göre gitmediğinde bir randevuyu iptal eder. Kaçınılmaz bir durum yaşamış olur veya basitçe geç kalıyor olur. Her iki durumda da, randevularını kolayca yeniden planlamalarına veya iptal etmelerine yardımcı olabilecek bir çözüm veya otomatik bir araç sağlanmış olması her zaman uygundur. 

Planlama sürecinizi optimize etmenin işletmenizi gelmeme durumundan kurtarabileceği yer burasıdır .

İşletmeniz için en iyi planlama yazılımını seçmek yalnızca planlama çakışmalarından kaçınmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda sorunsuz bir müşteri yolculuğu sağlar, randevu takviminizi optimize eder, her adımda profesyonel görünmenizi sağlar, tüm manuel işleri atlamanıza yardımcı olur ve gelirinizi koruyun.


4. Sanal Randevu İptali

Müşterilerin hizmetlerden yararlanmasının tek yolunun yüz yüze randevu olmadığı işletmeler için sanal danışmanlık hizmeti sunma, iptalleri, gelmemeleri veya yeniden planlamaları önlemenin etkili bir yolu olur.

Ulaşım sıkıntısı yaşayanlar, uzak lokasyonlarda oturanlar veya işinden izin alamayanlar bu randevu şeklini tercih edebilirler. 

Servis sağlayıcılar, son randevudan bu yana kaydedilen ilerlemeyi tartışmak ve bir sonraki randevuya kadar belirli hedefler belirlemek için müşterileriyle oturumlar düzenler. Bu yöntem, takvim boşluklarının en aza indirilmesini ve gelir kaybı olmamasını sağlar.


Gelmeme sorununu ortadan kaldırmak için hepsi bir arada çözüme geçiş yapın

Sonunda, uzun bekleyiş burada sona eriyor!

Artık müşterilerinizin randevularına gelmelerini sağlamanın yollarını bildiğinize göre, ihtiyacınız olan şey her şeyi sizin için yapan bir randevu takip programı kullanmakta.

Bu süreçleri otomatikleştirmek faydalıdır çünkü maksimum müşteri memnuniyetini sağlarken odağınızı tamamen müşterilerinize hizmet sağlamaya kaydırabilirsiniz. Burası, otomatik bir iletişim aracının yardımınıza gelebileceği ve tüm süreci sizin için kolaylaştırabileceği yerdir!

ixirlife randevu programı ile planlama ve otomatik randevu hatırlatma sistemi ile basit bir kurulumla bildirim ayarlarınızı yönetir, hızlı hatırlatmalarla müşterilerinizi haberdar eder, yanlış iletişimleri ortadan kaldırır, değerli zamanınızdan ve paradan tasarruf eder ve çok daha fazlasını yaparsınız! 

Son düşünceler  

Randevu hatırlatıcıları gönderirken en iyi uygulamalara bağlı kalmak, müşterinizin kesinlikle geleceğini garanti edemez, ancak bir hatırlatma kadar basit bir şey randevuya gelmeme oranlarını azaltmada uzun bir yol kat eder.

ixirlife randevu takip programı hemen ücretsiz deneyin !

Ardından ixirlife randevu takip programı ile ilgileniyorsanız , lütfen bizimle buradan iletişime geçin .

Güler yüzlü personelimiz, güzellik merkezi yazılımı sizin için neler yapabileceğini tartışmaktan mutluluk duyacaktır!

Güzellik salonu yazılımı full deneyimleyin ya da 0262 644 78 44 iletişime geçerek bilgi alın.


Güzellik salonları, spa merkezileri veya sağlıklı yaşam işletmenizin günlük işleyişini kolaylaştırın – ixirlife şimdi katılın!

randevu takip programı